МІМ продовжує партнерство з проєктом «Київстар Бізнес» у межах освітньої ініціативи «Бізнес нового часу». Тож ми підготували для вас головні рекомендації з лекції “Як проводити ефективні зустрічі” від Олександра Сударкіна, керівника програми MBA та програми Pre-MBA Лідерство. У виступі він пояснює, як правильно підготувати і провести нараду та як спілкуватися з колегами для досягнення найкращого результату.

Три найбільш поширені помилки у процесі організації та проведення нарад:

Перша. Зібрати на нараду всіх, до кого можете дотягнутися. Однак не можна зупиняти роботу організації та запрошувати всіх на наради з усіх питань. Бо якщо людина не має достатніх компетенцій в темі наради, вона не допомагатиме, а навіть може нашкодити, якщо буде гаяти час на нерелевантні пропозиції. Тож чітко вибирайте цільову аудиторію нарад серед тих, хто дійсно потрібен там.

Друга. Знайомити учасників наради з порядком денним безпосередньо на нараді. Це коли за п’ять хвилин до початку співробітника запрошують долучитися до зібрання, а коли підлеглий питає про суть зустрічі, отримує у відповідь – зайдеш і про все дізнаєшся. Це, можливо, працювало раніше, коли ми оперували кількома цифрами протягом дня і співробітник теоретично був готовий до обговорення всіх питань у зоні своєї компетенції. Сьогоднішні ж обсяги задач тримати в голові одночасно майже неможливо. І це не потрібно, бо ми можемо отримати необхідну інформацію майже миттєво, але підготуватися до обговорення настільки швидко не можемо. Для запобігання такому типу помилки завчасно інформуйте учасників наради про порядок денний та теми для обговорень.

Третя. Результат наради формується безпосередньо на нараді. Якщо мета зустрічі – «поговорити про питання» або «дати можливість колегам зрозуміти важливість, необхідність і нагальність питання», дуже важко сказати, а що саме буде гарним результатом наради. Адже ці фрази ми, як викладачі бізнес-школи та організаційні консультанти, чуємо здебільшого в неефективних організаціях. 

Для того, щоб провести ефективну нараду та досягти результатів, спочатку треба зрозуміти її тип і задачі.

Проєктна нарада.  Це може бути «кік-офф мітінг» або ж старт проєкту: зустрілись, коротко презентували ідею проєкту, основні фази, як він буде розвиватись, що ми очікуємо в якості результату.

Нарада планування. Коли задача полягає у тому, щоб спланувати роботу на певний період часу.

Прогресна нарада або статус репорт, під час якої треба відзвітувати про щось, що відбувалось протягом певного періоду часу: від двох тижнів до декількох місяців, іноді до кварталу.

Ретроспектива або after-action-review. По-простому, «розбір польотів». Актуальна, коли після завершення проєкту командаробить ретроспективу і дивиться, що відбувалось протягом роботи, які цілі були поставлені, які досягнуті, чому вони відрізняються, якщо так сталося.  А також що з інструментів в проєкті спрацювало, а що, можливо, ні, і чому так відбулось. І головний якісний результат ретроспективи – визначити, як і що робити у наступний відтинок часу.

Також у роботі команд можуть використовуватися такі типи нарад: формування чартеру або схеми роботи команди, «статус-апдейти» того, що відбувається, рев'ю того, що відбувалось. А також є наради, більш подібні до презентацій, з інформування стейкхолдерів назовні про те, що напрацювала команда. Є наради з клієнтами для представлення компанії, збору інформації чи представлення рішення.

Більше про те, які типи нарад існують і рекомендації щодо того, як правильно їх проводити дізнавайтеся із запису подкаста на сторінці Kyivstar Business Hub.

Якщо ж ви прагнете розвивати навички менеджменту та власне лідерство, Бізнес-школа МІМ запрошує на навчання за програмою Pre-MBA Лідерство, де з підтримкою провідних викладачів ви зробите низку кроків до того, щоб стати кращою версією себе. А ще – знайдете нові знайомства і партнерства та станете частиною МІМ-спільноти. Скористайтеся можливістю раннього бронювання, адже до 28 липня діє період вигідних цін. Деталі в описі програми та за номером + 38 067 339 80 55.